راه حل بیابید

چگونه یک نامه اداری موفق بنویسیم

چند نکته برای نوشتن نامه های رسمی

هرچند اصول نامه نگاری را در دوره های مختلف تحصیلی یاد گرفته ایم، بیشتر ما در مکاتبه با مشکل مواجه می شویم. یا لحن مناسب استفاده نمی کنیم و یا منظورمان را واضح و روشن بیان نمی کنیم. گاهی هم بی تجربگی خود را با استفاده از قالب نادرست لو می دهیم. شاید فکر کنید که در عصر اینترنت صحبت از شیوه نامه نگاری بی مورد باشد ولی حتی ایمیل های کاری شما هم کمابیش باید از اصول سنتی نامه نگاری پیروی کنند.

از زبان و سبک نوشتار رسمی استفاده کنید: اگر در نوشتن های شخصی خودتان به املای جدید و یا اصلاح شده کلمات ارجحیت می دهید، سعی کنید که در نامه تان از املای سنتی کلمات استفاده کنید. برای نمونه ممکن است سرسختانه باور داشته باشید که کلمات تنوین دار فارسی باید به شیوه اصلاح شده نوشته شوند ولی لازم نیست که مخاطب نامه را هم متقاعد کنید. احتمال بدهید که مخاطب از چنین اصلاحاتی بی خبر باشد و آن را به حساب کم سوادی یا کم دقتی شما بگذارد. بدیهی است که عامیانه نویسی در نامه های اداری جایی ندارد.
تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید: نامه را با لحن محترمانه شروع کنید. در ایران مرسوم است که از «جناب آقای ...» یا «سرکار خانم ...» استفاده شود. اگر اسم گیرنده را نمی دانید یا به یک گروه می نویسید از عنوان و منصب استفاده کنید (مثال: مدیریت محترم شرکت ...). استفاده از القاب و عبارات پرطمطراق و آغشته به تعارف را کنار بگذارید. در عین حال فروتنانه بنویسید و نشان دهید برای موقعیت فرد یا سازمان موردنظرتان احترام و ارزش قائلید.
مختصر و صریح بنویسید: مقصودتان از نوشتن نامه را در جمله های اول آشکار کنید و حاشیه ‍پردازی نکنید. خودتان را به جای خواننده نامه بگذارید و تصور کنید که چقدر حوصله برای خواندن هر نامه به خرج می دهد. اگر انتظار دارید تقاضا یا سوال شما به درستی پاسخ داده شود آن را شفاف بیان کنید و دوپهلو ننویسید.
نامه را مودبانه تمام کنید: ختم نامه، عبارتی که قبل از اسم و امضا یتان می نویسید، هم باید مثل خطاب، متناسب با صمیمیت شما با گیرنده باشد. با تشکر، با سپاس، با احترام، و ارادتمند از معمول ترین عبارات به شمار می روند.
ظاهر نامه در واکنش گیرنده موثر است: این روزها نامه هایی که به منظور کار اداری نوشته می شوند تایپ شده هستند. ولی اگر چاره ای جز دست نویس کردن نامه ندارید خوانا و مرتب بنویسید. در استاندارد نامه نگاری فارسی، تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و خطاب و متن نامه راست-چین. شروع هر پاراگراف با انتهای پاراگراف قبلی یک خط فاصله دارد. ختم نامه به اضافه ی اسم و امضای شما باید چپ چین شوند.

نظرات

farnaz.bayat
farnaz.bayat:

عالی بود

shiva Qayed
shiva Qayed:

خیلی مفید بود ممنون

YAS
YAS:

باتشکرازمطلب خوب شما
اما باتوجه به این که موسسه بنده 7سال است که درزمینه اموراداری فعالیت آموزشی دارد ومکاتبات اداری یکی ازدوره های آموزشی می باشدلازم است اشاره کنم که نامه فارسی باید طبق اصول زبان وادبیات فارسی نوشته شود وبه طور قطع مخاطب هم اگربا یک نامه مناسب برخورد کند رعایت تنوین و... را به حساب بی سوادی نخواهد گذاشت .
درضمن آوردن صفت محترم ، گرامی و... برای عناوین مانند مدیریت ، معاونت ، ریاست اشتباه می باشد .

al4i
al4i:

سلام شهادت حضرت اباعبدالله تسلیت می گوییم

شایان
شایان:

سلام.شادوپرانرژی باشید.رشته تحصیلیم خبرنگاریه.لطفا مطلب ، جزوه آموزشی،تجربیات خودتون و بزرگان در مورد رادیو و تلویزیون-خبر-گزارش _ مصاحبه _ روزنامه نگاری-گزارشگری_مجری گری_اجرا و از این قبیل رو به ایمیلم ارسال کنید ممنون میشم.سپاسگذارم.

parvanah
parvanah:

قابل استفاده بود

شعربانو
شعربانو:

سپاس
مفید بود